Une facture conforme doit permettre d'identifier les parties, de comprendre précisément l'opération, de recalculer les montants et de connaître les conditions de règlement. Une information manquante peut fragiliser la preuve de l'achat, la déduction de la TVA et le recouvrement de la créance.
Cette checklist couvre le cas général d'une facture entre professionnels en France. Certaines activités, opérations internationales et situations fiscales exigent des mentions supplémentaires.
Checklist des mentions obligatoires
1. Identifier la facture
La facture doit comporter :
- la date d'émission ;
- un numéro unique, fondé sur une séquence chronologique et continue ;
- la date de la vente, de la livraison ou de l'achèvement de la prestation ;
- la date d'acompte lorsque celle-ci diffère et qu'un acompte a été versé.
La numérotation peut utiliser des séries distinctes lorsqu'une justification organisationnelle existe, par exemple pour plusieurs sites ou circuits de facturation. Chaque série doit néanmoins rester continue et maîtrisée.
Une facture validée ne doit pas être supprimée puis réutilisée sous le même numéro. Une correction passe généralement par un avoir et une nouvelle facture ou par un document rectificatif assurant la traçabilité.
2. Identifier le vendeur ou le prestataire
Indiquez notamment :
- le nom complet de l'entrepreneur individuel ou la dénomination sociale de la société ;
- l'adresse de l'entreprise ;
- le numéro SIREN ou SIRET selon les exigences applicables ;
- la forme juridique et le capital social pour une société ;
- la mention du registre concerné lorsqu'elle est requise ;
- le numéro individuel d'identification à la TVA lorsque l'opération le nécessite.
Les mentions professionnelles particulières doivent également apparaître lorsque l'activité est réglementée ou soumise à une assurance obligatoire.
3. Identifier le client
La facture reprend :
- le nom ou la dénomination sociale du client ;
- son adresse, sauf opposition pour l'adresse personnelle d'un client particulier lorsque les règles le permettent ;
- l'adresse de facturation si elle est différente ;
- son numéro de TVA intracommunautaire lorsque l'opération l'exige ;
- le numéro du bon de commande lorsqu'il a été préalablement établi par l'acheteur.
Une faute dans la dénomination ou un mauvais numéro de TVA peut affecter le traitement fiscal, particulièrement pour une opération intracommunautaire.
4. Décrire les biens ou services
La description doit permettre de comprendre la réalité de l'opération :
- désignation précise des produits ou prestations ;
- quantité, unité, durée ou volume ;
- prix unitaire hors taxes ;
- réductions de prix acquises et directement liées à l'opération ;
- éventuels frais accessoires ;
- catégorie de l'opération lorsque cette nouvelle donnée devient applicable : livraison de biens, prestation de services ou les deux.
Une formule vague comme « prestation diverse » est rarement suffisante pour documenter la nature de l'achat et son imputation comptable.
5. Détailler la TVA et les totaux
La facture indique :
- le taux de TVA applicable à chaque ligne ou groupe de lignes ;
- le total HT ventilé par taux si plusieurs taux s'appliquent ;
- le montant total de TVA ;
- le total hors taxes ;
- le total toutes taxes comprises et la somme à payer.
Si la TVA n'est pas facturée, la facture doit expliquer pourquoi au moyen de la mention appropriée. Exemples courants :
- « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour une entreprise bénéficiant de la franchise en base ;
- « Autoliquidation » lorsque le client est redevable de la taxe dans le cas concerné ;
- la référence à l'exonération applicable pour certaines livraisons intracommunautaires.
6. Préciser les conditions de paiement
Une facture entre professionnels doit notamment indiquer :
- la date à laquelle le règlement doit intervenir ;
- les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé, ou l'absence d'escompte ;
- le taux des pénalités exigibles en cas de retard ;
- l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement due par un client professionnel en retard de paiement.
Ces indications doivent correspondre aux conditions contractuelles et aux conditions générales de vente.
Les quatre nouvelles mentions de la réforme
Avec la généralisation de la facturation électronique, quatre informations supplémentaires sont intégrées selon le calendrier de la réforme :
- le numéro SIREN du client ;
- l'adresse de livraison des biens lorsqu'elle diffère de l'adresse du client ;
- la nature des opérations facturées : biens, services ou combinaison des deux ;
- la mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits » lorsque le prestataire a exercé cette option.
Ces données ne servent pas seulement à la présentation du document. Elles facilitent le routage de la facture, l'application des règles de TVA et les contrôles automatisés.
Le calendrier détaillé est présenté dans le guide sur la facturation électronique 2026-2027.
Mentions particulières selon l'opération
| Situation | Mention ou information à vérifier |
|---|---|
| Franchise en base de TVA | « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » |
| Autoliquidation | « Autoliquidation » |
| Livraison intracommunautaire exonérée | Référence à l'exonération applicable |
| Autofacturation par le client | « Autofacturation » |
| Facture d'acompte | Référence au devis ou à la commande, montant et TVA de l'acompte |
| Avoir | Référence explicite à la facture initiale et montants rectifiés |
| Plusieurs taux de TVA | Ventilation des bases et de la taxe par taux |
Pour les opérations européennes, consultez également le guide de la TVA intracommunautaire. Pour un paiement avant la réalisation complète, le guide de la facture d'acompte détaille la TVA et les écritures 4091 et 4191.
Deux cas sectoriels nécessitent une vigilance particulière : l'artisan du BTP, avec les taux réduits et l'autoliquidation, et le freelance développeur rémunéré par Apple, avec les numéros de TVA intracommunautaire et la mention adaptée à la prestation B2B.
Comment contrôler une facture reçue ?
- 1Identifier
Vérifier le fournisseur, le client, les numéros légaux et l’unicité du numéro de facture.
- 2Réaliser
S’assurer que les biens ou services ont été commandés, livrés ou exécutés.
- 3Recalculer
Contrôler les quantités, prix, remises, taux de TVA et égalités HT-TVA-TTC.
- 4Qualifier
Déterminer la déductibilité, l’exigibilité et le bon compte comptable.
- 5Archiver
Relier la facture à l’écriture, au paiement et aux validations nécessaires.
Un ticket de carte bancaire prouve généralement le paiement, mais il ne remplace pas une facture détaillée. Pour la comptabilité et la TVA, la pièce justificative doit permettre d'établir la nature, le montant et les parties de l'opération.
Combien de temps conserver les factures ?
Au titre du Code de commerce, les factures clients et fournisseurs sont des pièces comptables à conserver pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. La règle fiscale prévoit par ailleurs un délai de 6 ans, calculé à partir de la date à laquelle la facture a été établie.
Pendant ce délai fiscal, une facture transmise nativement sous forme électronique doit être conservée dans son format informatique d'origine, avec les éléments nécessaires à son authenticité, son intégrité et sa lisibilité. L'impression du fichier ne remplace donc pas l'original électronique. En pratique, conserver cet original pendant toute la durée d'archivage comptable évite de gérer deux versions et deux échéances.
Erreurs fréquentes
- numéroter les factures manuellement et créer des trous non expliqués ;
- oublier la date réelle de la livraison ou de la prestation ;
- utiliser une description trop vague ;
- afficher un total de TVA sans ventilation cohérente des taux ;
- reprendre un numéro de TVA ou un SIREN erroné ;
- oublier les conditions de paiement et l'indemnité forfaitaire de 40 € en B2B ;
- modifier silencieusement une facture déjà émise ;
- confondre reçu de paiement, devis, bon de commande et facture.
Questions fréquentes
Le numéro SIREN du client est-il déjà obligatoire sur toutes les factures ?
Il fait partie des nouvelles données introduites avec la facturation électronique selon le calendrier 2026-2027. Il est prudent de fiabiliser dès maintenant les fiches clients afin d'éviter un blocage lors du passage au nouveau circuit.
Une facture peut-elle être antidatée ?
Non. La date d'émission doit refléter la réalité. La facture doit également préciser la date de l'opération lorsqu'elle est différente.
Peut-on corriger directement un PDF déjà envoyé ?
Une modification silencieuse détruit la traçabilité. Utilisez un avoir, une facture rectificative ou le processus de correction prévu par le logiciel et conservez le lien avec le document d'origine.
Une facture sans TVA est-elle forcément correcte ?
Non. Elle doit correspondre à un régime justifiant l'absence de TVA et porter la mention appropriée. Une facture fournisseur étrangère doit également être analysée pour déterminer une éventuelle autoliquidation.