Piste d’audit fiable (PAF) : exemple et dossier de preuves à constituer

Piste d’audit fiable obligatoire : êtes-vous concerné ?

Commencez par regarder comment vous émettez et recevez vos factures. Une même entreprise peut avoir plusieurs cas : factures papier, PDF reçus par courriel et factures électroniques sécurisées. La réponse peut donc varier d’un circuit à l’autre.

L’échange de données informatisé (EDI) désigne ici un échange structuré répondant aux exigences fiscales, pas un simple transfert de fichier. Une signature dessinée dans un PDF n’est pas une signature électronique qualifiée. Demandez à votre prestataire de préciser le procédé utilisé et les conditions qu’il prend en charge. CGI, article 289, VII.

Faut-il une procédure PAF écrite en cas de contrôle fiscal ?

Oui, sauf dans le cas de la TPE décrit ci-dessous. Voici ce que vous devez préparer :

• TPE où une seule personne vérifie manuellement les factures avec les commandes et les livraisons : l’oral suffit, à condition de montrer au contrôleur, pièces en main, comment elle procède. Vous n’avez pas à rédiger une procédure PAF pour ce cas précis.
• Dans les autres cas : décrivez vos contrôles par écrit. Indiquez qui vérifie les factures, quels documents sont comparés et comment les erreurs sont traitées. Faites-le dès la mise en place des contrôles, sans attendre un contrôle fiscal. Cette description peut figurer dans vos procédures existantes : un manuel séparé intitulé « PAF » n’est pas nécessaire.

Dans les deux cas, conservez les justificatifs. L’oral remplace seulement le texte qui explique votre méthode ; il ne remplace jamais les factures, commandes et preuves de livraison ou de prestation. BOFiP, § 70 et 180 à 220.

Quels seuils pour une TPE ou une PME ?

Les repères économiques de l’Insee sont les suivants :

Être sous ces seuils ne suffit pas pour se passer d’une procédure PAF écrite. Le BOFiP ne fixe pas de seuil chiffré pour cette possibilité : il décrit une TPE avec un seul intervenant, des vérifications manuelles et une démonstration sur pièces. Ce sont ces conditions qu’il faut regarder.

Ces catégories de taille ne doivent pas être confondues avec le régime fiscal du micro-entrepreneur. Insee, définition des PME et microentreprises.

Comment mettre en place une piste d’audit fiable en cinq étapes ?

Prenez une facture fournisseur récente et appliquez ces cinq étapes pour repérer ce qui manque.

1. Retrouver ce qui a été commandé

Associez à la facture le bon de commande, le devis accepté ou le contrat. Vérifiez le fournisseur, l’entreprise facturée, la nature de l’achat, le prix prévu et les conditions particulières : frais de transport, remise, acompte ou abonnement.

Ce que vous devez obtenir : un document qui explique pourquoi cette dépense a été engagée et à quel prix. Si vous n’utilisez pas de bons de commande, conservez l’accord commercial réellement intervenu, par exemple un devis accepté ou un échange de courriels précis. Ne fabriquez pas de document antidaté.

Pour un abonnement mensuel, inutile de refaire une commande chaque mois si le contrat couvre déjà la période. Conservez le contrat et les avenants, puis vérifiez que le mois facturé et le tarif correspondent.

2. Vérifier la livraison ou le travail réalisé

Demandez à la personne qui réceptionne les biens ou suit la prestation de confirmer ce qui a été reçu. Elle doit signaler les manquants, les retours, les défauts et les prestations non terminées.

Pour des marchandises, gardez le bon de livraison et la réception avec les éventuelles réserves. Pour un service, utilisez un rapport d’intervention, un livrable, un compte rendu ou une confirmation datée du responsable qui a suivi le travail.

Ce que vous devez obtenir : une preuve adaptée de la réalisation. Une facture de conseil accompagnée seulement du contrat laisse une question ouverte : le conseil a-t-il effectivement été fourni ? Joignez le rapport remis ou la confirmation des travaux réalisés. Le guide des pièces justificatives complète cette recherche de documents.

3. Comparer la facture et traiter les écarts

Comparez les quantités, les prix, les remises et les frais à ce qui était convenu et à ce qui a été livré. Vérifiez aussi le calcul et le traitement de la TVA, les informations de facturation et l’absence de doublon.

Si tout concorde, indiquez le résultat du contrôle. Si une différence apparaît, notez ce qui pose problème, qui doit répondre et quelle action est attendue. Par exemple : « 20 articles manquants ; demande adressée aux achats ; règlement à revoir après réponse du fournisseur ».

Ne retouchez pas la facture pour faire disparaître l’écart. Demandez au fournisseur le document correctif nécessaire. Conservez la facture initiale, la réclamation et la réponse. Expliquez aussi les écarts finalement justifiés, par exemple un supplément accepté.

4. Garder une trace de la vérification

Une mention « OK » sans auteur ni date n’explique pas grand-chose. Dans votre logiciel ou dans une fiche liée à la facture, indiquez la personne qui a contrôlé, la date, les références comparées et le résultat.

Une trace utile serait : « Le 14 octobre, réception REC-104 rapprochée de la commande CMD-104 et de la facture F-681 par Mme Martin. Écart de 20 unités ; avoir demandé au fournisseur. » À réception de l’avoir, ajoutez sa référence et la décision prise.

Ce que vous devez obtenir : la possibilité de montrer ce qui a été vérifié. Une procédure écrite décrit votre méthode ; cette trace montre qu’elle a été appliquée à la facture concernée.

5. Classer le dossier et le relier à la comptabilité

Choisissez un identifiant commun, par exemple le numéro de facture accompagné du code fournisseur. Depuis cette référence, il faut retrouver commande, réception, facture, contrôle et correction éventuelle. Les pièces peuvent rester dans plusieurs outils si les liens sont fiables et accessibles.

Ajoutez la référence de l’écriture comptable puis celle du règlement, lorsqu’il est effectué. Pour un paiement couvrant plusieurs factures, gardez le détail des montants affectés à chacune. Une facture impayée peut avoir une PAF complète : indiquez simplement pourquoi elle reste ouverte.

Exemple de PAF : que faire si 100 articles sont facturés mais 80 livrés ?

Voici ce que vous faites, dans l’ordre :

1. Conserver la commande de 100 articles et le document de réception indiquant les 80 reçus et les 20 manquants.
2. Signaler l’écart au fournisseur et conserver son accord sur l’annulation des 20 articles.
3. Obtenir un avoir de 2 000 € HT plus 400 € de TVA, soit 2 400 € TTC, faisant référence à la facture initiale.
4. Vérifier l’avoir et tracer votre contrôle, puis faire autoriser le règlement de 9 600 € TTC selon votre circuit habituel.
5. Relier facture, avoir et paiement dans le compte fournisseur et dans le dossier de pièces.

Le dossier terminé peut ressembler à ceci :

La PAF, dans cet exemple, c’est ce dossier et les vérifications qui expliquent pourquoi une facture de 12 000 € aboutit à un règlement de 9 600 €. Une personne qui reprend votre travail peut comprendre le montant sans vous appeler.

Le guide des avoirs clients et fournisseurs détaille les écritures correspondantes. Conservez séparément facture et avoir : remplacer le PDF initial par une version à 9 600 € ferait perdre l’explication de la correction.

Si le fournisseur prévoit de livrer les 20 articles plus tard, la conclusion change. Gardez la confirmation de cette livraison complémentaire et suivez le reliquat ; ne considérez pas qu’un avoir est automatiquement dû dès qu’une livraison est partielle.

Que faire pour une prestation, une facture sans commande ou un litige ?

Vous achetez un service sans bon de livraison

Demandez au responsable concerné de confirmer le travail réalisé et la période. Pour une intervention informatique, conservez par exemple le devis accepté, le compte rendu d’intervention et la validation du responsable. Les documents changent, mais la vérification reste la même : ce qui est facturé correspond-il à ce qui a été réalisé ?

Vous n’avez pas de bon de commande

Cherchez le contrat, le devis accepté ou l’échange par lequel l’achat a été convenu. Pour une petite dépense immédiate, expliquez son objet et identifiez la personne qui l’a engagée. L’absence d’un document intitulé « bon de commande » ne signifie pas automatiquement que toute preuve est impossible ; il faut examiner les éléments réellement disponibles.

Vous contestez encore la facture

Conservez la réclamation et les réponses. Dans le suivi, indiquez le montant contesté, le responsable du dossier et la prochaine relance. Séparez l’autorisation de payer du travail comptable : suspendre le règlement ne dispense pas d’examiner l’enregistrement de la dette et les régularisations de clôture.

Vous émettez les factures à vos clients

Appliquez la méthode dans l’autre sens : partez du devis accepté ou de la commande client, vérifiez ce que vous avez livré ou réalisé, puis établissez la facture correspondante. Conservez les preuves de livraison, les accords sur les suppléments et les avoirs. La PAF concerne aussi les ventes, pas seulement les achats.

Quel document rédiger pour expliquer votre procédure PAF ?

Même lorsque la présentation orale est admise pour votre PAF, nous recommandons une courte fiche écrite pour faciliter un remplacement ou un contrôle. Ailleurs, adaptez la documentation à vos circuits : une page peut servir de point de départ, sans garantir qu’elle suffira à toute entreprise.

L’allègement PAF ne supprime pas les autres obligations : le Plan comptable général prévoit une documentation de l’organisation comptable, à son article 1011-2. Cette documentation peut intégrer la description de vos contrôles de factures. ANC, PCG 2026.

Vous pouvez adapter ce modèle :

Les factures fournisseurs sont reçues dans la boîte comptabilite@entreprise.fr et enregistrées dans notre outil. Le responsable de l’achat confirme la réception des biens ou la réalisation du service. La comptabilité compare la facture au devis ou à la commande et à cette confirmation. Elle note les écarts et demande les corrections au fournisseur. Le responsable désigné autorise le paiement après examen du dossier. Les pièces et la trace du contrôle sont accessibles depuis la référence de facture.

Remplacez les formulations générales par les noms des outils, les rôles et les emplacements utilisés chez vous. Ajoutez qui remplace le responsable absent et qui suit les factures en attente de correction. Si vos ventes suivent un autre circuit, décrivez-le séparément.

Testez ensuite cette page sur une facture réelle. Si elle annonce un contrôle que personne ne fait, corrigez l’organisation ou la description. Une procédure copiée qui ne correspond pas au fonctionnement de l’entreprise n’aide pas à expliquer ses comptes.

Facturation électronique et IA : que faut-il encore vérifier ?

Une facture arrivée automatiquement dans le logiciel ne prouve pas que la livraison est complète. Faites confirmer la réception par la personne concernée.

Demandez au prestataire comment la facture est sécurisée et conservée. Ne déduisez pas une dispense de PAF du seul mot « électronique ». Par ailleurs, lorsqu’une opération relève de l’obligation de facturation électronique, un simple PDF envoyé par courriel ne suffit pas à remplir cette obligation. DGFiP, présentation de la réforme.

L’intelligence artificielle (IA) peut proposer des rapprochements et signaler des écarts. Vérifiez qu’elle montre les pièces comparées et transmet les anomalies à une personne identifiée. Dans notre exemple, le bon résultat est de signaler les 20 articles manquants, pas de valider la facture parce que son total est correctement calculé.

Combien de temps conserver les pièces et les contrôles de la PAF ?

Pour les documents comptables et pièces justificatives relevant du Code de commerce, la durée est de dix ans. Article L. 123-22.

Côté fiscal, l’article L. 102 B prévoit notamment six ans dans sa version applicable jusqu’à fin 2026. La loi du 25 juin 2026 porte les délais visés à dix ans pour les documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. Cela ne concerne donc pas seulement les nouveaux documents créés en 2027. LPF, article L. 102 B et loi n° 2026-534, article 36.

À faire : vérifiez vos règles de suppression automatique et celles de votre prestataire. Conservez les factures reçues sous forme informatique sous cette forme ; les preuves de contrôle ont leurs propres modalités de conservation. Une impression ne justifie pas de supprimer systématiquement les originaux numériques.

Avant un changement d’outil, exportez les documents, leurs liens et les validations utiles, puis essayez de rouvrir un dossier complet. Le guide de migration comptable détaille les contrôles de reprise.

Votre PAF est-elle prête ? Faites ce test sur une facture

Donnez une facture récente à un collègue qui ne l’a pas traitée. Avec les accès nécessaires, peut-il retrouver ce qui a été commandé, la preuve de livraison ou du service, le contrôle réalisé et l’explication du montant payé ou restant dû ?

Corrigez les pièces manquantes et les validations incompréhensibles, puis refaites le test avec une facture comportant un avoir.

Le fichier des écritures comptables (FEC) contient les écritures, mais ne remplace pas ces preuves. Le guide de contrôle du FEC complète la vérification comptable. Votre objectif pratique : pouvoir expliquer une facture en ouvrant son dossier, sans reconstituer toute son histoire de mémoire.

Sources et vérifications

Guide vérifié le 23 octobre 2026. Les étapes et le modèle de procédure proposés sont à adapter à votre activité.

• CGI, article 289, VII — Procédés de sécurisation des factures.
• BOFiP — Piste d’audit fiable : champ, contrôles et documentation.
• ANC — Plan comptable général 2026, articles 1011-2 et 1011-3.
• Loi du 25 juin 2026, article 36 — Délais de conservation.