Le fichier des écritures comptables (FEC) est la copie normalisée de la comptabilité informatisée remise au début d'une vérification de comptabilité. Un export qui s'ouvre dans Excel n'est pas nécessairement conforme : l'administration contrôle sa structure, l'ordre des champs, les dates, les montants et la cohérence des écritures.
En bref. Pour une comptabilité commerciale courante, préparez un fichier unique par exercice, contenant les écritures après inventaire et classées par ordre chronologique de validation. Vérifiez les 18 champs obligatoires, l'équilibre débit-crédit, la continuité des numéros et le lien avec les pièces justificatives. Générez puis testez le fichier avant toute demande de l'administration.
Qui doit remettre un FEC ?
L'article L. 47 A du Livre des procédures fiscales impose la remise dématérialisée lorsque la comptabilité faisant l'objet du contrôle est tenue au moyen de systèmes informatisés. Des règles particulières existent selon le régime fiscal et le mode de tenue des comptes ; une micro-entreprise qui ne tient pas une comptabilité informatisée complète ne doit donc pas déduire son obligation de ce seul guide.
Le FEC n'est ni une balance, ni un grand livre, ni une collection de fichiers PDF. Il restitue les écritures de tous les journaux pour un exercice. Il inclut les écritures de reprise des soldes et d'inventaire, mais exclut notamment les écritures de centralisation et de solde des comptes de charges et de produits dans le cas général prévu par le texte.
Les 18 champs obligatoires du FEC
L'article A. 47 A-1 du LPF fixe l'ordre et le format des informations. Pour chaque écriture comptable, les 18 premières colonnes sont les suivantes :
| N° | Nom du champ | Information attendue | Contrôle pratique |
|---|---|---|---|
| 1 | JournalCode | Code du journal | Code stable et non vide |
| 2 | JournalLib | Libellé du journal | Libellé cohérent avec le code |
| 3 | EcritureNum | Numéro d'écriture | Séquence continue ou rupture expliquée |
| 4 | EcritureDate | Date de comptabilisation | Format AAAAMMJJ |
| 5 | CompteNum | Numéro de compte | Au moins trois premiers caractères numériques |
| 6 | CompteLib | Libellé du compte | Concordance avec le plan de comptes |
| 7 | CompAuxNum | Numéro auxiliaire | À blanc si non utilisé |
| 8 | CompAuxLib | Libellé auxiliaire | À blanc si non utilisé |
| 9 | PieceRef | Référence de la pièce | Facture, relevé ou autre justificatif identifiable |
| 10 | PieceDate | Date de la pièce | Format AAAAMMJJ |
| 11 | EcritureLib | Libellé de l'écriture | Description compréhensible et traçable |
| 12 | Debit | Montant au débit | Format numérique admis |
| 13 | Credit | Montant au crédit | Format numérique admis |
| 14 | EcritureLet | Code de lettrage | À blanc si non utilisé |
| 15 | DateLet | Date de lettrage | À blanc si non utilisée |
| 16 | ValidDate | Date de validation | Compatible avec la chronologie de l'écriture |
| 17 | Montantdevise | Montant en devise | À blanc si non utilisé |
| 18 | Idevise | Identifiant de la devise | À blanc si non utilisé |
Lorsque le système ne possède pas de colonnes débit et crédit, le texte autorise sous conditions les champs Montant et Sens. Les régimes BNC ou agricoles peuvent relever d'une structure adaptée : utilisez toujours la table qui correspond réellement au dossier.
Format du fichier : les points qui bloquent le plus souvent
Le fichier à plat utilise une tabulation ou le caractère | comme séparateur. Sa première ligne reprend le nom des champs. Les dates sont exprimées sans séparateur au format AAAAMMJJ. Le fichier est organisé de façon séquentielle et les écritures sont classées par ordre chronologique de validation.
Un fichier peut donc être refusé même si ses totaux paraissent justes. Les causes fréquentes sont :
- des colonnes absentes, renommées ou placées dans le mauvais ordre ;
- des dates contenant des barres obliques, des tirets ou des valeurs impossibles ;
- des montants comportant des symboles monétaires ou des séparateurs incohérents ;
- des numéros d'écriture dupliqués, réutilisés ou rompus sans justification ;
- des comptes auxiliaires sans libellé associé ;
- des lignes déséquilibrées ou des écritures de reprise manquantes ;
- des références de pièce trop génériques pour retrouver le justificatif.
Une rupture de numérotation n'établit pas à elle seule une fraude : elle doit cependant être explicable par le fonctionnement documenté du logiciel et rapprochée des journaux concernés.
Les contrôles à effectuer avant remise
1. Contrôler la structure
Vérifiez le séparateur, l'encodage, l'en-tête, le nombre de colonnes et le format de chaque champ. Le logiciel Test Compta Démat, cité par la DGFiP dans sa documentation BOFiP, permet de détecter des anomalies de structure. Ce test ne remplace pas les contrôles comptables de fond.
2. Rapprocher le FEC des comptes annuels
Reconstituez les soldes par compte à partir du fichier et comparez-les à la balance définitive. Contrôlez au minimum :
- le total des débits et des crédits ;
- les soldes d'ouverture avec la clôture précédente ;
- les comptes de TVA, de banque, de clients et de fournisseurs ;
- les écritures d'inventaire et de clôture ;
- les journaux, les périodes et les séquences manquantes.
3. Tester la piste d'audit
Sélectionnez des lignes significatives et remontez jusqu'à la pièce, à son approbation et, le cas échéant, à son règlement. Faites aussi le trajet inverse depuis une facture vers l'écriture. Un FEC techniquement lisible mais impossible à relier aux justificatifs reste difficile à défendre.
Quelle sanction en cas de défaut de présentation ?
L'article 1729 D du Code général des impôts prévoit une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification et si ce montant est supérieur, une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.
Au-delà de cette sanction, un fichier absent ou inexploitable complique les opérations de contrôle et peut fragiliser la valeur probante de la comptabilité. Les conséquences dépendent des anomalies constatées et de l'ensemble du dossier : elles ne se résument pas automatiquement à une taxation d'office.
Le logiciel ne suffit pas : organiser la donnée en amont
Un bon logiciel comptable doit sécuriser la validation, conserver la chronologie et produire un export conforme. L'OCR peut réduire les ressaisies, mais il ne garantit ni la qualité des libellés ni l'existence de la pièce.
Pour chaque clôture :
- figez la période selon la procédure interne ;
- générez le FEC depuis la comptabilité définitive ;
- exécutez le test de structure ;
- rapprochez les totaux avec la balance et les comptes annuels ;
- documentez les ruptures de séquence et corrections ;
- archivez le fichier, le rapport de test et la version du logiciel utilisée.
Après une fusion-absorption, contrôlez en plus la reprise des actifs et passifs, les écritures de fusion et la piste d'audit vers le traité. Les équipes peuvent approfondir ces contrôles dans le parcours comptables ; les dirigeants qui organisent leur tenue comptable trouveront les étapes essentielles dans le parcours entrepreneurs.
Checklist FEC avant un contrôle fiscal
- Un fichier correspondant au bon exercice et à la bonne entité
- Les écritures d'ouverture, courantes et d'inventaire attendues
- Les champs réglementaires présents dans le bon ordre
- Les dates et montants au format requis
- L'équilibre débit-crédit et la concordance avec la balance
- Les séquences continues ou les ruptures expliquées
- Les références permettant de retrouver les pièces
- Un test de structure archivé et relu
- Une copie sécurisée, non retravaillée dans un tableur
Questions fréquentes
Peut-on envoyer un fichier Excel comme FEC ?
Pas simplement parce qu'il contient les écritures. Le fichier remis doit respecter la structure et les formats prévus par l'article A. 47 A-1. Ouvrir un fichier conforme dans un tableur pour le consulter ne transforme pas un export libre en FEC réglementaire.
Faut-il produire le FEC chaque année ?
Il est prudent de le générer et de le tester à chaque clôture, même sans contrôle annoncé. Vous détectez ainsi les erreurs pendant que le paramétrage, les pièces et les personnes concernées sont encore disponibles.
Le test DGFiP garantit-il la conformité complète ?
Non. Il vérifie la structure et signale certaines anomalies. Vous devez encore contrôler l'exhaustivité, l'équilibre, la chronologie et la piste d'audit des écritures.