1. Exporter ces deux listes avant de relancer l’import
Une interface comptable transmet les opérations d’un logiciel vers un autre. Pour contrôler le transfert, partez des données de chaque logiciel : un message « import réussi » ne suffit pas.
| Dans le logiciel de facturation | Dans le logiciel comptable |
|---|---|
| Exportez les factures et avoirs émis, hors brouillons et devis. | Exportez les écritures du journal de ventes, avec leurs références de pièces. |
| Sélectionnez la société et la période à contrôler. | Sélectionnez la même société et la même période comptable. |
| Gardez référence, client, date, HT, TVA et TTC. | Gardez référence de pièce, client, date, comptes, montants et numéro d’écriture. |
Nommez le fichier ventes-source. | Nommez le fichier ventes-compta. |
Préparez une ligne par facture côté source et une ligne par intégration côté comptabilité. Pour une vente à crédit, utilisez le montant de la ligne du compte client 411 pour retrouver le TTC. N’additionnez pas toutes les lignes du journal : vous compteriez la créance et ses contreparties.
Exemple : une facture de 1 200 € peut produire trois lignes — 411, 707 et 44571. Elle reste une facture et une écriture, pas trois factures. Si votre logiciel centralise plusieurs ventes dans une écriture, récupérez son détail par pièce avant d’utiliser la méthode.
À noter sur vos exports : société, période, date et heure d’extraction. Une facture du 30 septembre importée le 1er octobre doit être recherchée avec ses différentes dates ; elle ne doit pas être déclarée manquante sur le seul filtre « date d’import ».
2. Repérer une facture absente et une facture en double
Prenez cinq factures de 1 200 € TTC chacune : F101 à F105. En comptabilité, F102 a été importée deux fois et F103 n’est jamais arrivée. Résultat : 6 000 € des deux côtés, mais deux comptes clients faux.
Dans l’exemple ci-dessous, simulez les corrections pour voir ce qui change. Ces boutons agissent uniquement sur l’exemple.
Retrouvez les deux erreurs
Exemple à manipuler · montants TTC2 anomalies à corriger
Même total, mais F102 est en trop et F103 manque.
Le total seul ne détecte pas les erreurs qui se compensent. F102 et F103 concernent deux clients différents : l’un est relancé pour 1 200 € de trop, l’autre a une créance de 1 200 € absente des comptes.
3. Refaire ce contrôle dans Excel
Télécharger le modèle Excel de rapprochement des imports
Le fichier contient l’exemple et 200 lignes préparées par liste. Il détecte les références absentes, les intégrations multiples, les écarts de montant et les clients différents. Les formules sont déjà en place.
- Dans SOURCE, remplacez les cellules jaunes par vos références, codes clients et montants TTC. Une référence par facture.
- Dans COMPTA, collez les mêmes trois colonnes issues de la comptabilité. Conservez les intégrations multiples : elles doivent ressortir au contrôle.
- Dans CONTROLE, lisez les résultats et renseignez la colonne « Action / justification ».
- Vérifiez aussi la colonne « Présence dans SOURCE » de COMPTA : elle signale les pièces enregistrées mais absentes de votre liste de départ.
Périmètre du modèle : une société, une période, une devise, des numéros de vente uniques et les mêmes codes clients dans les deux fichiers. Il compare les références, clients et TTC ; il ne valide pas les comptes, les dates ni le détail de TVA. Au-delà de 200 lignes, étendez les plages et les formules avant de conclure. Effacez les anciennes données avant de coller un nouvel export plus court.
Les deux calculs à connaître
Le premier compte les intégrations d’une référence. Le second additionne leur montant :
| Pour F102 dans notre exemple | Résultat | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| Nombre de fois où la référence apparaît en comptabilité | 2 | Ouvrir les deux écritures et identifier celle en trop |
| Total comptabilisé − total attendu | +1 200 € | Vérifier puis annuler le doublon comptable |
| Pour F103 : aucune référence retrouvée | 0 | Rechercher le rejet ou l’envoi manquant avant toute saisie |
Dans Excel en français, les fonctions utilisées sont NB.SI.ENS pour compter et SOMME.SI.ENS pour additionner. La colonne « Écart TTC » calcule comptabilisé − attendu : un montant positif indique un surplus, un montant négatif un manque.
Deux lignes ne signifient pas toujours une erreur. Après une correction, plusieurs écritures peuvent concerner la même pièce. Le modèle vous demande alors de les expliquer ; il ne doit pas vous conduire à supprimer l’historique pour obtenir artificiellement une seule ligne.
4. Faire la bonne action pour chaque anomalie
« Absente » : retrouver où la facture s’est arrêtée
Recherchez sa référence dans cet ordre :
- Dans le fichier envoyé. Si elle n’y figure pas, vérifiez les filtres et le statut de la facture dans le logiciel commercial.
- Dans le compte rendu d’import. Si elle est rejetée, corrigez le motif exact : tiers inexistant, compte absent ou période fermée, par exemple.
- Dans la comptabilité. Cherchez aussi dans les brouillards, les autres journaux et les périodes voisines.
- Dans les traitements en attente. Vérifiez qu’une nouvelle tentative ne va pas l’enregistrer automatiquement.
Puis : réimportez seulement la facture manquante. Si vous devez la saisir manuellement, conservez sa référence et faites neutraliser sa reprise automatique. Sinon, elle pourrait être comptabilisée une seconde fois au prochain passage.
« Plusieurs écritures » : ouvrir les pièces avant de supprimer quoi que ce soit
Comparez référence, client, date, montant et origine des enregistrements. Les écritures peuvent provenir d’un fichier importé puis d’une connexion automatique, ou d’une saisie manuelle suivie d’un import.
Si le doublon est confirmé : identifiez précisément l’écriture en trop. Une écriture validée doit être corrigée de façon traçable ; elle ne doit pas être supprimée. Gardez le numéro de l’écriture d’origine dans la justification de la correction.
« Écart montant » ou « Client différent » : ouvrir la facture d’origine
| Vous trouvez… | Vérification immédiate |
|---|---|
| 1 000 € reçus au lieu de 1 200 € | Le transfert a-t-il pris le HT au lieu du TTC ? |
| −1 200 € au lieu de +1 200 € | La facture a-t-elle été traitée comme un avoir ? |
| Le bon TTC, mais un autre client | La correspondance entre les codes clients est-elle correcte ? |
| Une différence de quelques centimes | Arrondi par ligne ou sur le total ? Comparez le détail. |
Corrigez la donnée ou le paramétrage à l’origine de l’écart. Ne passez pas une écriture globale dans un compte d’attente pour faire disparaître la différence sans l’expliquer.
5. Passer les deux écritures de correction
Voici les écritures de notre exemple : ventes de marchandises livrées en France, 1 000 € HT + 200 € de TVA, période ouverte et déclaration correspondante non encore établie. Les factures commerciales sont correctes ; seul l’import a échoué.
Ajouter F103, absente de la comptabilité
Après vérification qu’aucun traitement en attente ne va l’enregistrer, réimportez F103 ou passez cette écriture :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 411 | Client de F103 — facture à enregistrer | 1 200,00 | |
| 707 | Ventes de marchandises — F103 | 1 000,00 | |
| 44571 | TVA collectée à 20 % — F103 | 200,00 |
Annuler uniquement l’écriture supplémentaire de F102
Si l’intégration en trop est déjà validée, contrepassez-la :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 707 | Annulation du doublon comptable de F102 | 1 000,00 | |
| 44571 | Annulation de la TVA du doublon de F102 | 200,00 | |
| 411 | Client de F102 — correction de l’écriture en trop | 1 200,00 |
Chaque écriture est équilibrée à 1 200 €. Aucun avoir commercial à envoyer au client : sa facture est correcte. Vous corrigez seulement son enregistrement en double. Si l’écriture est encore au brouillard, utilisez la procédure de correction du logiciel avant validation.
Le PCG interdit de modifier ou supprimer un enregistrement validé. Si la période est clôturée ou la TVA déjà déclarée, faites examiner les conséquences avant de corriger ; notre exemple ne traite pas ce cas. ANC, PCG, articles 1031-3 et 1031-4.
6. Vérifier le résultat avant de fermer le dossier
| Vérification finale | Résultat attendu dans l’exemple |
|---|---|
| F103 retrouvée avec le bon client | 1 200 € |
| F102 après annulation de l’intégration en trop | 1 200 € nets |
| F101, F104 et F105 | 1 200 € chacune |
| Total du lot après les deux corrections | 6 000 € TTC |
| Historique du journal | 7 écritures : 5 initiales + 2 corrections |
Vérifiez ensuite les pièces ouvertes dans les comptes clients et les relances. Le lettrage des comptes permet de suivre le solde réellement dû. Enregistrez la conclusion : « F103 ajoutée par l’écriture X ; doublon de F102 annulé par l’écriture Y ; cinq factures rapprochées pour 6 000 € TTC ».
Import interrompu : faut-il renvoyer tout le fichier ?
Non, pas avant d’avoir identifié ce qui est déjà entré. Exemple : sur 100 factures, 60 sont enregistrées avant la coupure. Si vous renvoyez les 100 sans protection contre les doublons, vous pouvez créer 60 intégrations supplémentaires.
Demandez au prestataire la liste des opérations reçues et la procédure de reprise. Réenvoyez les seules opérations manquantes ou utilisez une reprise garantissant qu’une opération déjà reçue ne sera pas recréée. Cette protection s’appelle l’idempotence ; faites-la tester.
Pendant une migration comptable, vérifiez notamment que l’ancien import par fichier et le nouveau connecteur ne fonctionnent pas simultanément sur les mêmes pièces.
Que garder pour le prochain contrôle ?
Conservez dans un même dossier les deux exports datés, le rapprochement, les rejets et les références des corrections. Ajoutez le nom du responsable et la conclusion. Gardez aussi les correspondances entre comptes, tiers et codes de TVA utilisées par l’interface. Le BOFiP prévoit une documentation adaptée aux paramétrages spécifiques et interfaces. BOFiP, § 290 et suivants.
Pour les autres flux, reprenez la même logique avec le bon document de départ : état de paie pour la paie, relevé pour le rapprochement bancaire. Un contrôle du FEC complète ces travaux, mais ne retrouvera pas à lui seul une facture jamais importée.
Votre prochain contrôle : prenez le dernier lot de ventes, sortez les deux listes et expliquez chaque différence. Une fois les écarts traités, corrigez la cause dans l’interface pour éviter leur retour.