Dépôt de garantie d’un bail commercial : comptes 275 et 165

Quel compte utiliser pour un dépôt de garantie : 275 ou 165 ?

Les deux comptes décrivent la même somme depuis des points de vue différents. Le locataire détient une créance à récupérer ; le bailleur doit la restituer si les conditions du bail sont remplies.

Le Plan comptable général (PCG) prévoit également les subdivisions 2755 et 1655 pour les cautionnements. Les exemples ci-dessous utilisent 2751 et 1651, avec un suivi distinct par bail. Ces numéros figurent dans le plan de comptes de l’ANC, pages 134 et 136.

Au versement, le dépôt remboursable réduit la trésorerie du locataire sans constituer une charge de loyer. Chez le bailleur, l’encaissement augmente la banque et la dette, sans créer de revenu locatif.

Les écritures côté bailleur s’adressent ici à une entité qui tient une comptabilité selon le PCG. Elles ne constituent pas un mode d’emploi de la déclaration de revenus fonciers d’un propriétaire particulier.

Comment enregistrer le versement du dépôt de garantie ?

Chez le locataire : débiter le compte 2751

Le contrat et la preuve du virement justifient la créance. Si la banque diminue de 3 000 €, l’actif financier augmente du même montant : l’effet sur le résultat est nul à cette étape.

Chez le bailleur : créditer le compte 1651

Le bailleur conserve une dette de 3 000 € envers ce locataire. Il ne crédite pas un compte de loyers pour ce versement. Un encaissement sur le compte bancaire ne suffit donc pas à identifier un produit.

Le dépôt de garantie est-il soumis à la TVA ?

Un véritable dépôt de garantie remboursable n’est pas soumis à la TVA lors de son versement. Il sécurise le contrat et ne paie pas encore une prestation. Aucun compte de TVA déductible ou collectée ne figure dans les deux écritures précédentes.

Le BOFiP distingue ce dépôt des sommes qui constituent en réalité un complément de loyer ou un paiement anticipé. L’intitulé du virement ne suffit pas : il faut lire la clause qui prévoit l’utilisation et le remboursement des fonds. Un montant qualifié de « garantie » peut être requalifié selon sa réalité économique. BOFiP, BOI-TVA-BASE-10-10-10, § 10 et 20.

Pour le dépôt lui-même, ne calculez pas une TVA « à récupérer » en divisant le virement par 1,20. Si les loyers sont taxés, cela ne transforme pas automatiquement la garantie en acompte taxable. La distinction entre garantie et avance ou acompte versé doit rester visible dans le dossier.

Comment comptabiliser le remboursement intégral du dépôt ?

À la sortie, supposons que les 3 000 € soient restitués intégralement, sans retenue ni dépréciation antérieure. Le remboursement solde la créance chez le locataire et la dette chez le bailleur.

Remboursement reçu par le locataire

Remboursement effectué par le bailleur

Le remboursement n’est ni un produit pour le locataire ni une charge pour le bailleur. Rapprochez le mouvement bancaire du sous-compte du bail : le dépôt concerné doit être soldé, même si d’autres dépôts restent ouverts dans les comptes 275 et 165.

Quelle écriture passer si le bailleur conserve une partie du dépôt ?

Une restitution partielle demande de séparer la somme remboursée et la dette réglée par compensation. La retenue ne crée pas nécessairement une nouvelle charge : elle peut solder un loyer déjà enregistré.

Cas chiffré : 900 € de loyer impayé, 2 100 € remboursés

Reprenons le dépôt de 3 000 €, avec une autre issue que le remboursement intégral. À la sortie, un solde de loyer de 900 € reste dû. Il a déjà été comptabilisé au crédit du compte 401 chez le locataire et au débit du compte 411 chez le bailleur. La location reste exonérée de TVA dans cet exemple.

Le décompte de sortie prévoit une imputation de 900 € sur le dépôt, acceptée par les parties, et un virement du reliquat : 3 000 − 900 = 2 100 €. Les deux écritures suivantes remplacent celles du remboursement intégral.

Chez le locataire, le compte fournisseur est soldé sans enregistrer une seconde charge de loyer :

Chez le bailleur, le compte client est soldé sans enregistrer une seconde fois le revenu locatif :

Ces écritures supposent que la compensation et le remboursement interviennent à la même date. Sinon, enregistrez les deux mouvements à leurs dates respectives. Si le loyer n’a pas encore été comptabilisé, commencez par constater la charge et la dette, ainsi que le produit et la créance côté bailleur, dans la bonne période.

Retenue pour travaux, dégradations ou indemnité : qualifier avant de solder

Demandez un décompte détaillé et les pièces correspondantes. Une réparation refacturée, un loyer impayé et une indemnité pour un préjudice ne se traitent pas nécessairement de la même façon. Comptabilisez d’abord l’opération justifiée selon sa nature, puis l’utilisation du dépôt pour la régler.

Le mot « indemnité » ne suffit pas à exclure la TVA. Le BOFiP distingue la réparation exclusive d’un préjudice de la contrepartie d’une prestation. Il cite notamment le paiement par lequel le bailleur libère le locataire de son obligation de remise en état : cette opération peut constituer une prestation imposable. BOFiP, BOI-TVA-BASE-10-10-50, § 260 et 300.

Point de vigilance — TVA et retenue : pour un loyer soumis à TVA, la compensation doit aussi être rapprochée de la taxe devenue exigible et, côté locataire, des conditions de déduction. Ne recopiez pas les écritures sans TVA du cas précédent sur une opération taxée. Une facture ou une pièce adaptée reste nécessaire ; le décompte bancaire seul ne justifie pas une déduction.

Comment contrôler le compte 275 à la clôture ?

Le dépôt reste suivi tant que le droit à restitution subsiste. Il n’est pas amorti au fil des années comme un agencement ou un équipement. En revanche, un risque de non-recouvrement doit être examiné : insolvabilité du bailleur, litige documenté ou autre élément affectant le montant récupérable.

Le PCG prévoit le compte 2975 pour la dépréciation des dépôts et cautionnements versés, et le compte 68662 pour les dotations concernant les immobilisations financières. Une dépréciation traduit une perte de valeur estimée ; elle ne supprime pas la créance ni les démarches pour la recouvrer. PCG, plan de comptes et article 1212-29.

Par exemple, si le dossier justifie une perte probable de 600 € sur un dépôt de 3 000 €, sans dette locative à compenser :

Le compte 2751 conserve un montant brut de 3 000 € ; la valeur nette est de 2 400 €. Ce scénario est distinct de la retenue sur loyer impayé : ne cumulez pas une dépréciation et le règlement d’une dette pour le même motif. Réexaminez l’estimation à chaque clôture et reprenez la dépréciation lorsqu’elle n’est plus justifiée. Un simple retard ne démontre pas à lui seul une perte définitive.

Quelles règles du bail commercial vérifier en 2026 ?

Le contrat doit être relu à la lumière de la réforme issue de la loi du 26 mai 2026, sans appliquer indistinctement les anciennes pratiques à tous les locaux.

• Montant : pour les locaux de commerce de détail ou de gros et de services commerciaux ou artisanaux visés par le nouveau régime, la garantie est plafonnée à un trimestre de loyer. Les autres garanties demandées entrent aussi dans ce contrôle ; les sommes concernées ne portent pas intérêt.
• Champ : ce plafonnement ne s’étend pas automatiquement aux bureaux et entrepôts. Hors de ce régime, les règles d’intérêts de l’article L. 145-40 peuvent rester pertinentes.
• Restitution : le texte prévoit un délai raisonnable limité à trois mois après la remise des clés, sous déduction des sommes dûment justifiées. Les garanties autres que les sommes d’argent suivent un délai de six mois.

Le calendrier compte : l’article 62, II-B vise les baux conclus ou renouvelés à compter de la promulgation pour le nouveau plafond. Pour les baux déjà en cours le 26 mai 2026, les nouvelles règles de restitution s’appliquent aux remises de clés intervenant à partir du 26 août 2026. Les mutations intervenant à partir de cette date transfèrent également au nouveau bailleur l’obligation de restituer les sommes déposées.

Sources : Code de commerce, article L. 145-40, loi du 26 mai 2026, article 62, II et fiche Service Public sur le dépôt de garantie commercial.

En pratique, conservez la date du bail ou de son renouvellement, la destination du local, la date de remise des clés et celle d’une éventuelle vente. Ces informations déterminent le bon suivi de la créance ; le numéro de compte ne tranche pas ces questions juridiques.

Questions fréquentes sur la comptabilisation du dépôt de garantie

Le dépôt de garantie est-il une charge déductible ?

Son versement remboursable est enregistré à l’actif chez le locataire, pas dans les charges. Une retenue ultérieure doit être analysée selon son motif ; elle ne rend pas rétroactivement tout le dépôt déductible. Il faut également distinguer traitement comptable et conditions fiscales de déduction.

Faut-il utiliser le compte 275 ou le compte 486 ?

Le 275 suit une somme à récupérer. Le 486 concerne une charge déjà comptabilisée qui se rattache à une période future, par exemple un loyer payé d’avance à régulariser à la clôture. Le guide des charges constatées d’avance (CCA) détaille cette seconde situation.

Peut-on utiliser le dépôt pour payer le dernier loyer ?

Le dépôt ne dispense pas, à lui seul, du paiement du loyer. Une imputation doit avoir un fondement contractuel ou juridique et être documentée. L’écriture de compensation ne crée pas ce droit : elle enregistre une opération justifiée.

Une caution bancaire se comptabilise-t-elle comme un dépôt versé ?

Pas automatiquement. Un engagement de la banque n’est pas, à lui seul, un versement au bailleur. Distinguez l’engagement, les commissions et les éventuelles sommes bloquées ou remises en garantie. N’enregistrez pas au débit du 275 la totalité d’une garantie sur la seule base de son montant annoncé.

Le dépôt d’un crédit-bail suit-il exactement le même traitement ?

Il faut lire les conditions de restitution ou d’imputation sur le prix de l’option. Le guide sur la comptabilisation du crédit-bail traite ce cas distinct ; une garantie de bail commercial n’est pas une redevance de leasing.

Sources officielles

Sources consultées le 21 septembre 2026. Les montants des exemples correspondent aux hypothèses indiquées dans chaque cas.

• ANC — Plan comptable général au 1er janvier 2026 : comptes 165, 275, 2975 et 68662 ; fonctionnement des dépréciations.
• BOFiP — Dépôts de garantie et base de TVA, § 10 et 20.
• BOFiP — Indemnités et TVA, § 260 et 300.
• Code de commerce — Article L. 145-40 et article L. 145-32-1 : garanties et locaux concernés.
• Loi du 26 mai 2026 — Article 62 : dispositions transitoires.
• Service Public — Dépôt de garantie dans un bail commercial : modalités pratiques de constitution et de restitution.