Débours ou refacturation de frais : TVA et écritures comptables

Un débours est une dépense payée par un intermédiaire au nom et pour le compte de son client, puis remboursée à l’euro près. Il transite en compte de tiers et n’entre pas dans la base de TVA de l’intermédiaire lorsque toutes les conditions sont réunies. Une refacturation de frais correspond au contraire à une dépense engagée par le prestataire dans le cadre de sa propre mission : elle est comptabilisée en charge, puis sa récupération auprès du client constitue un produit soumis au régime de TVA de la prestation facturée.

La différence ne dépend donc ni du mot choisi sur la facture, ni de l’absence de marge. Un billet, un affranchissement ou des frais de déplacement refacturés exactement au prix coûtant restent des recettes du prestataire s’il a contracté en son nom ou supporté lui-même la dépense.

Débours et refacturation : les différences en un tableau

L’article 267 du Code général des impôts place les frais accessoires demandés au client dans la base de TVA, mais en exclut les sommes remboursées aux intermédiaires qui agissent au nom et pour le compte de leurs commettants, rendent compte de leurs dépenses, les portent dans des comptes de passage et peuvent en justifier la nature ou le montant exact.

Le BOFiP consacré aux éléments exclus de la base d’imposition confirme que ces conditions sont cumulatives. Il distingue expressément les paiements faits à un tiers pour le mandant des dépenses d’exploitation engagées par l’assujetti pour sa propre entreprise.

Les conditions cumulatives d’un véritable débours

1. Un mandat existe avant la dépense

Le professionnel ne doit pas décider seul d’une dépense puis demander au client de la rembourser hors TVA. Il agit sur ordre du client, dans le cadre d’un mandat qui l’autorise à engager la somme au nom et pour le compte de celui-ci.

La doctrine administrative admet qu’un mandat tacite puisse être retenu lorsqu’il est suffisamment vraisemblable. En pratique, un écrit antérieur à l’achat est beaucoup plus sûr : contrat, lettre de mission, bon pour accord ou échange daté qui précise la nature des frais, l’identité du mandant et le principe d’un remboursement exact.

Une clause générale telle que « tous frais seront remboursés » ne prouve pas toujours que le prestataire représente le client auprès du fournisseur. Elle peut simplement organiser la refacturation de ses propres charges.

2. Le prestataire agit au nom du client auprès du tiers

Le fournisseur doit comprendre qu’il contracte avec le client, même si l’intermédiaire effectue matériellement la commande ou le paiement. Le BOFiP indique notamment que le contrat avec le tiers peut mentionner le nom, l’adresse et, lorsque cela est pertinent, le numéro de TVA du mandant. En l’absence de contrat écrit, la facture du tiers est adressée directement au client ou fait apparaître que l’intermédiaire agit au nom d’autrui.

Cette condition rend impropre le raccourci « j’ai payé pour le client, donc c’est un débours ». Payer n’est qu’un mouvement de trésorerie. Il faut encore démontrer que la dette appartenait au client.

Pour les professions libérales, le BOFiP sur la nature des recettes BNC propose un test particulièrement parlant : en cas de non-paiement, c’est le client qui doit pouvoir être poursuivi, et non le professionnel.

3. Le remboursement correspond au montant exact

Un débours est remboursé sans marge, arrondi ni forfait. Si le fournisseur accorde une remise de 20 €, l’intermédiaire ne peut pas demander l’ancien prix au client. Si plusieurs clients bénéficient d’une dépense commune, la répartition doit être documentée et le total remboursé ne doit pas dépasser la somme réellement avancée.

L’absence de marge ne suffit toutefois pas. Dans une décision du 30 mars 2017, la cour administrative d’appel de Versailles a refusé le régime des débours à des frais d’affranchissement qui ne remplissaient pas plusieurs conditions, notamment la refacturation au montant exact et l’enregistrement en compte de passage. Le coût avait un caractère accessoire à la prestation principale et devait suivre son traitement de TVA.

4. Une reddition de comptes précise est remise au client

Le client doit pouvoir relier chaque remboursement à une dépense réelle : fournisseur, date, objet, montant et justificatif. Une ligne globale « frais : 300 € » ne constitue pas une reddition de comptes convaincante.

Une méthode robuste consiste à joindre à la facture d’honoraires :

• un relevé des débours par opération ;
• une copie des factures ou reçus établis au nom du client ;
• la référence du mandat ;
• les éventuelles clés de répartition ;
• le total exact avancé et remboursé.

5. Les mouvements restent dans un compte de passage

Le paiement et le remboursement ne doivent pas gonfler les charges et les produits du mandataire. Le Plan comptable général 2026, article 621-11 prévoit que les opérations traitées par une entité au nom de tiers, en qualité de mandataire, sont comptabilisées dans un compte de tiers et que seule sa rémunération affecte le résultat.

Le PCG prévoit également des subdivisions des comptes 467 « Divers comptes débiteurs et produits à recevoir » et 468 « Divers comptes créditeurs et charges à payer » pour les opérations dont le solde peut être débiteur ou créditeur. L’entreprise peut ouvrir un sous-compte par client ou par mandat. Le numéro détaillé est une décision de plan de comptes ; l’essentiel est de séparer les sommes de passage des achats, des ventes et de la TVA du prestataire.

Comment facturer un débours ?

Le relevé ou la facture adressé au client doit séparer clairement :

• les honoraires ou la prestation du professionnel, avec leur TVA éventuelle ;
• chaque débours remboursé pour son montant exact, sans TVA ajoutée par l’intermédiaire ;
• les références des justificatifs remis au client.

L’intermédiaire ne transforme pas la facture du tiers en sa propre facture. Il transmet le justificatif au client, qui reste le destinataire de l’achat. Si la dépense comporte de la TVA, l’intermédiaire ne la déduit pas : il avance le montant total dû au tiers et réclame ce même montant au mandant.

Le client examine son propre droit à déduction à partir de la facture délivrée par le fournisseur en son nom. Le BOFiP relatif aux factures d’achat rappelle que la TVA n’est déductible que si l’achat ouvre droit à déduction, si la taxe figure sur une facture régulière et si elle pouvait légalement y être portée. Le simple relevé de débours émis par l’intermédiaire ne recrée pas une TVA déductible.

Exemple de document adressé au client

Un consultant facture une mission de 800 € HT, soumise à 20 % de TVA. Sous mandat écrit, il a avancé 192 € de frais de formalité facturés directement au client. Le document peut faire apparaître :

Le remboursement de 192 € n’est pas une opération exonérée du consultant : il est hors de sa base d’imposition parce qu’il rembourse une dépense du mandant répondant aux conditions des débours. Cette formulation évite de confondre l’exclusion de base avec un taux de TVA de 0 %.

Écritures comptables d’un débours chez l’intermédiaire

Paiement de la dépense au tiers

Le consultant règle les 192 € depuis son compte bancaire. La dépense n’est ni une charge ni une TVA déductible pour lui :

Le solde débiteur du sous-compte 467 représente la somme à récupérer auprès du client.

Facture regroupant honoraires et débours

Lorsque le logiciel permet d’intégrer le débours à la créance client sans le verser en produit, l’écriture de la facture totale de 1 152 € peut être présentée ainsi :

Le 467 est soldé, le compte 706 ne contient que la rémunération du consultant et la TVA collectée reste limitée à 160 €. L’encaissement débite ensuite le compte 512 et crédite le compte 411 pour 1 152 €.

Une autre organisation consiste à facturer les honoraires en 411 et à comptabiliser séparément le remboursement au débit de 512 et au crédit du 467. Les deux méthodes doivent aboutir au même résultat : aucun compte de classe 6 ou 7 et aucun compte de TVA du mandataire ne portent les 192 €.

Écriture chez le client

Chez le mandant, la dépense appartient bien à l’entreprise. À partir du justificatif du fournisseur établi en son nom, elle est enregistrée selon sa nature, avec la TVA déductible éventuelle, en contrepartie d’une dette envers l’intermédiaire. Pour une formalité de 192 € sans TVA dans le cas considéré :

Le remboursement débite ensuite ce compte de tiers et crédite la banque. Le client ne doit pas enregistrer une seconde charge à la lecture du relevé de débours.

Comment comptabiliser une refacturation de frais ?

Lorsque le prestataire engage la dépense en son nom, il comptabilise d’abord la facture du fournisseur dans le compte de charge approprié. La TVA grevant cet achat est déduite uniquement si les conditions ordinaires sont réunies. Pour approfondir ce premier enregistrement, consultez le guide de l’écriture d’achat fournisseur.

La somme réclamée ensuite au client constitue une composante du prix de la prestation. Le BOFiP sur les frais inclus dans la base de TVA vise expressément les frais de déplacement, d’hôtel, de restaurant ou de véhicule exposés par un prestataire pour réaliser sa mission puis réclamés en plus de ses honoraires.

La nature de la dépense initiale ne détermine pas à elle seule la TVA de la refacturation. Par exemple, l’absence de TVA récupérable sur un billet de train ne permet pas de demander le même montant au client hors taxe sans appliquer la TVA due sur la prestation. Il faut qualifier ce que le prestataire fournit au client et déterminer si le frais est accessoire à cette opération ou constitue une opération distincte.

Exemple : frais de déplacement refacturés sans marge

Un consultant soumis à la TVA à 20 % paie 110 € de transport pour exécuter sa mission. La dépense est engagée en son nom et aucune TVA déductible n’est isolée dans cet exemple. Il souhaite récupérer exactement son coût économique.

À la réception du justificatif :

La facture client comprend ensuite 1 000 € HT d’honoraires et 110 € HT de frais refacturés, soit une base totale de 1 110 € et 222 € de TVA :

Le compte 6251 et le compte 7088 présentent chacun 110 € : la refacturation est sans marge comptable, mais elle reste dans le chiffre d’affaires et dans la base de TVA. Le client paie 1 332 € TTC, dont 132 € au titre du frais et de la TVA qui s’y rapporte.

Le plan de comptes du PCG 2026 prévoit le compte 706 pour les prestations de services et le compte 708 pour les produits des activités annexes, dont le 7085 pour les ports et frais accessoires facturés. Une subdivision 7088 peut être ouverte pour d’autres frais refacturés. Si la refacturation constitue une composante indissociable de l’activité principale, l’entreprise peut aussi retenir une subdivision cohérente du compte 706. Le plan doit surtout permettre un suivi constant et un rapprochement avec la facturation.

Le taux de TVA de la dépense n’est pas automatiquement celui de la refacturation

Trois erreurs sont fréquentes :

• refacturer sans TVA parce que le fournisseur n’en a pas facturé ;
• reproduire mécaniquement le taux figurant sur le justificatif d’achat ;
• appliquer 20 % à tout remboursement sans vérifier si l’opération principale est exonérée, territorialisée hors de France ou soumise à un autre taux.

Pour une charge accessoire à une prestation unique, le frais suit en principe le traitement de cette prestation. L’article 267 du CGI cite notamment le transport, l’assurance, les commissions et l’emballage parmi les frais accessoires compris dans la base d’imposition. Mais si le prestataire fournit réellement une opération autonome, son taux et sa territorialité doivent être analysés séparément.

La facture doit donc partir du contrat et de la réalité économique, pas du ticket remis par le fournisseur. Le guide sur les écritures de TVA collectée et déductible détaille ensuite le passage des comptes 44571 et 44566 à la déclaration.

Quel effet en micro-BNC ?

La distinction est particulièrement sensible pour un professionnel relevant du micro-BNC. La doctrine fiscale inclut les remboursements de frais reçus de la clientèle parmi les recettes à retenir. En revanche, elle exclut les véritables débours payés pour le compte du client du calcul du seuil du régime micro-BNC.

Le BOFiP mis à jour le 19 août 2026 sur le champ du micro-BNC reprend le même critère : si la somme n’est pas payée, le client, et non le professionnel, doit être poursuivi.

Conséquence : qualifier à tort une refacturation de « débours » minore les recettes déclarées et peut fausser l’appréciation du régime. À l’inverse, inclure de vrais débours dans les recettes gonfle artificiellement le niveau d’activité. Cette règle propre aux BNC ne doit pas être extrapolée sans analyse à toutes les formes d’entreprise et à tous les seuils fiscaux ou sociaux.

Les situations qui ne sont généralement pas des débours

Les déplacements nécessaires à une mission

Train, avion, taxi, hôtel, repas et kilométrage sont habituellement des charges du prestataire lorsqu’il organise lui-même son déplacement pour exécuter le contrat. Le fait que le devis prévoie leur remboursement au réel ne suffit pas à créer un mandat auprès des fournisseurs.

Les achats effectués au nom du prestataire

Un abonnement, une licence, une impression, un transport ou une sous-traitance facturé au prestataire lui appartient. Sa répercussion au client est une refacturation, y compris lorsque le prix est identique.

Les frais calculés forfaitairement

Une somme de 50 € par dossier, 5 % des honoraires ou 0,60 € par kilomètre ne correspond pas à la restitution exacte d’une facture de tiers. Elle rémunère ou rembourse le prestataire selon le contrat et entre dans ses recettes.

Les dépenses internes

Le temps de travail, les salaires, l’utilisation d’un ordinateur, les consommables ou la quote-part de loyer ne sont pas des sommes avancées à un tiers au nom du client. Elles composent le coût de revient de la prestation.

Un montant simplement intitulé « débours »

Le libellé ne remplace aucune des conditions. En cas de contrôle, l’administration examine le mandat, l’identité portée sur la facture du tiers, le montant exact, la reddition de comptes et le chemin comptable.

Une procédure pratique avant chaque avance

Pour les dépenses qui échouent à l’un de ces tests, appliquez le circuit d’une charge et d’une refacturation. Cette règle de décision évite de corriger la TVA et le chiffre d’affaires plusieurs mois après l’émission des factures.

Contrôles de clôture sur les comptes de passage

Un compte 467 de débours ne doit pas devenir un compte d’attente. À chaque clôture mensuelle ou annuelle :

1. sortez le détail par client, mandat et justificatif ;
2. rapprochez chaque débit du paiement au tiers ;
3. contrôlez l’identité figurant sur la facture d’origine ;
4. reliez chaque crédit à un remboursement exact ;
5. recherchez les écarts, marges, arrondis et doubles remboursements ;
6. vérifiez qu’aucune TVA du mandataire n’a été déduite ou collectée sur les débours ;
7. reclassez en charge et en produit les sommes qui ne satisfont pas les conditions ;
8. documentez les avances non encore remboursées et relancez les clients concernés.

Un solde ancien peut correspondre à une avance encore due, à une provision versée par le client avant la dépense ou à une erreur de classement. Son sens et sa composition doivent pouvoir être expliqués sans compenser des dossiers différents.

Questions fréquentes

Une refacturation au centime près devient-elle un débours ?

Non. Le montant exact est nécessaire, mais pas suffisant. Il faut aussi un mandat, une dépense engagée au nom et pour le compte du client, une reddition de comptes, des justificatifs et une comptabilisation en compte de passage.

Peut-on récupérer la TVA figurant sur un débours ?

Pas chez l’intermédiaire, puisqu’il n’est pas l’acheteur pour son propre compte. Le client peut examiner son droit à déduction à partir de la facture du fournisseur établie en son nom, selon les conditions ordinaires et les éventuelles exclusions applicables.

Faut-il appliquer la TVA à des frais de train refacturés ?

S’ils constituent une charge du prestataire accessoire à une mission taxable, leur refacturation entre dans la base de cette prestation, même si le billet ne comporte pas de TVA déductible. Le traitement peut différer si une véritable prestation autonome ou une règle particulière est établie.

Quel compte utiliser pour les frais refacturés ?

Le compte 7085 convient aux ports et frais accessoires facturés. Une subdivision 7088 ou un sous-compte 706 peut être plus adaptée à d’autres frais selon leur nature et l’organisation analytique. Le traitement doit rester constant et permettre le rapprochement avec les charges correspondantes.

Un compte 467 suffit-il à prouver le débours ?

Non. Le compte de passage est une condition parmi plusieurs. Sans mandat et sans facture du tiers au nom du client, l’écriture en 467 ne transforme pas une charge d’exploitation en débours.

Peut-on demander une provision pour futurs débours ?

Une avance peut être isolée dans un compte de tiers, mais son exclusion immédiate de la base de TVA n’est pas automatique. Pour les avocats, le BOFiP admet sous conditions la fraction d’une provision destinée à des débours lorsque le document adressé au client en précise la nature et le montant ; cette solution sectorielle ne doit pas être généralisée sans vérifier l’activité et les faits. Dans tous les cas, le mandat, le paiement au nom du client, la reddition exacte et la restitution de l’éventuel excédent doivent pouvoir être établis.

Sources officielles

• Article 267 du Code général des impôts — Légifrance
• Débours exclus de la base d’imposition à la TVA — BOFiP
• Frais divers inclus dans la base d’imposition à la TVA — BOFiP
• Opérations réalisées par les professions libérales — BOFiP
• Nature des recettes BNC, remboursements de frais et débours — BOFiP
• Recettes à retenir pour le régime micro-BNC — BOFiP
• Conditions formelles de déduction de la TVA — BOFiP
• Plan comptable général au 1er janvier 2026 — Autorité des normes comptables
• CAA de Versailles, 30 mars 2017, n° 15VE02590 — Légifrance