Une facture reçue sur une plateforme ne doit pas être comptabilisée aveuglément. Le canal sécurise la transmission et permet des contrôles automatiques, mais l’entreprise doit toujours vérifier le fournisseur, le destinataire, la réalité de l’achat, les montants, la TVA et l’absence de doublon.
Le diagnostic ci-dessus oriente le traitement immédiat. Il ne change aucun statut dans votre plateforme et ne remplace pas la validation d’un litige commercial.
Rejet, refus ou mise en attente : quelle différence ?
Ces trois situations ne sont pas interchangeables. Employer le bon terme évite d’envoyer une consigne incorrecte au fournisseur et de créer une écriture injustifiée.
| Situation | Qui agit ? | Traitement de la facture | Comptabilisation |
|---|---|---|---|
| Rejet technique | La plateforme | Le format, les données ou leur cohérence empêchent le traitement | Aucune écriture définitive à partir du flux rejeté |
| Refus métier | Le destinataire | Mauvais destinataire, erreur confirmée, doublon ou désaccord commercial | Ne pas valider la dette ; demander une correction traçable |
| Mise en attente interne | L’entreprise | Une pièce, une validation ou une information manque encore | Suspendre la validation, la TVA et le paiement |
| Validation | L’entreprise | Les contrôles sont concluants | Comptabiliser selon la nature de l’achat et les règles de TVA |
La DGFiP retient quatre statuts obligatoires dans le cycle de vie : dépôt, rejet, refus et encaissée. D’autres statuts peuvent être proposés par la plateforme. Une « mise en attente » dans votre logiciel n’est donc pas automatiquement un statut fiscal transmis à l’administration.
Quels contrôles effectuer avant de comptabiliser ?
1. Vérifier le canal et le statut technique
Commencez par déterminer ce que vous avez réellement reçu. Une facture mise à disposition dans la plateforme n’est pas équivalente à un PDF ordinaire reçu par e-mail. La DGFiP rappelle qu’une facture électronique comporte des données structurées et passe par une plateforme agréée.
Si la plateforme affiche « rejetée », ne transformez pas ce flux en facture comptabilisée. Relevez le motif : format non conforme, incohérence HT-TVA-TTC, donnée obligatoire absente ou problème d’unicité. Le fournisseur doit corriger puis transmettre une nouvelle version.
Un fournisseur qui n’était pas encore obligé d’émettre électroniquement à la date de la facture peut toujours suivre son ancien circuit. Lorsque le document arrive hors plateforme, vérifiez donc sa catégorie et la date d’émission avant de conclure à une anomalie.
2. Identifier le fournisseur et le destinataire
Contrôlez la raison sociale, le SIREN, l’adresse et, si nécessaire, le numéro de TVA intracommunautaire. Vérifiez également l’entité réellement facturée lorsque le groupe possède plusieurs sociétés ou établissements.
Une facture adressée à une autre société ne devient pas déductible parce que la dépense a été payée par votre compte bancaire. Demandez sa correction avant de valider la dette et la TVA.
3. Contrôler l’unicité de la facture
Utilisez au minimum le triplet fournisseur, numéro et date de facture. Ajoutez le montant TTC lorsque les références fournisseurs sont instables.
Le principal risque de transition consiste à recevoir la même opération deux fois : une copie par e-mail puis la facture réglementaire dans la plateforme. Conservez le lien entre les deux documents, mais ne générez qu’une seule dette fournisseur.
4. Rapprocher l’achat de sa réalité économique
La facture doit correspondre à une commande, un contrat, une livraison ou une prestation effectivement reçue. Contrôlez les quantités, le prix, les remises, les frais annexes et la période facturée.
En l’absence de bon de commande formel, utilisez une preuve adaptée : devis accepté, contrat, courriel de validation, relevé d’utilisation ou validation du responsable ayant reçu la prestation.
5. Recalculer les montants et la TVA
Vérifiez la base hors taxe, chaque taux, le montant de TVA et le total TTC. Contrôlez ensuite le régime : TVA française, autoliquidation, exonération, franchise en base ou opération hors champ.
Une donnée structurée peut être cohérente arithmétiquement tout en restant fiscalement fausse. La plateforme peut vérifier que 1 000 € HT et 200 € de TVA donnent 1 200 € TTC ; elle ne peut pas toujours décider si le taux de 20 % était juridiquement le bon.
Pour revoir les données attendues, consultez les mentions obligatoires d’une facture.
Quand utiliser le statut « Refus » ?
Le refus est une décision du destinataire, motivée par une anomalie métier ou un désaccord :
- facture adressée à la mauvaise entreprise ;
- opération inexistante ou non commandée ;
- quantités, prix ou prestation contestés ;
- doublon confirmé ;
- erreur de TVA ou de montant que le fournisseur doit corriger.
Indiquez un motif exploitable. « Facture incorrecte » oblige le fournisseur à revenir vers vous ; « destinataire erroné : facture établie au nom de la société X au lieu de Y » lui permet de corriger immédiatement.
Le refus ne réécrit pas silencieusement la facture. Les spécifications de la réforme prévoient qu’une facture refusée puisse conduire à une facture rectificative annulant et remplaçant l’ancienne ou à un avoir, selon la situation. Le document correctif doit conserver la référence à la facture initiale.
Dans quels cas mettre la facture en attente ?
Utilisez une attente interne lorsqu’une conclusion manque encore :
- le responsable n’a pas confirmé la livraison ;
- le bon de commande ou le contrat est introuvable ;
- un doublon est seulement suspecté ;
- le taux de TVA doit être vérifié ;
- une différence de prix fait l’objet d’un échange ;
- l’entité facturée doit être confirmée.
Attribuez chaque attente à une personne, avec un motif et une date de relance. Sans responsable ni échéance, la file d’attente devient un stock invisible de dettes, de TVA non contrôlée et de retards de paiement.
Comment comptabiliser une facture électronique validée ?
Le support électronique ne change pas le schéma comptable. Après validation, vous enregistrez :
- la charge ou l’immobilisation au débit ;
- la TVA déductible au débit, si le droit à déduction est ouvert ;
- la dette envers le fournisseur au crédit du compte 401.
Prenons une facture d’achat de marchandises de 1 000 € HT, avec 200 € de TVA, soit 1 200 € TTC.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 60700000 | Achats de marchandises | 1 000,00 | |
| 44566000 | TVA déductible sur autres biens et services | 200,00 | |
| 40100000 | Fournisseur | 1 200,00 |
Si l’achat constitue une immobilisation, utilisez le compte de classe 2 correspondant et, lorsque la TVA est déductible, le compte 44562. Pour approfondir l’imputation, consultez le guide sur la comptabilisation d’une facture fournisseur.
La date de comptabilisation et celle de déduction de la TVA doivent être contrôlées séparément. Pour une prestation de services, la TVA peut notamment devenir déductible au paiement, sauf option du fournisseur pour les débits ou règle particulière. L’arrivée de la facture électronique ne crée pas automatiquement le droit à déduction.
Que faire si la facture a déjà été comptabilisée ?
Ne supprimez pas simplement l’écriture validée pour faire disparaître le problème. Identifiez d’abord la correction émise par le fournisseur : avoir ou facture rectificative.
Le traitement dépend du moment de la découverte :
| Situation | Correction attendue | Traitement comptable |
|---|---|---|
| Erreur détectée avant validation | Facture corrigée ou nouvel envoi | Ne pas comptabiliser la version erronée |
| Facture comptabilisée mais non payée | Avoir ou facture rectificative | Enregistrer le document correctif et rapprocher les références |
| Facture déjà payée | Avoir puis remboursement ou compensation | Comptabiliser l’avoir et suivre le solde fournisseur |
| TVA déjà déclarée | Document correctif et régularisation | Corriger la période selon les règles déclaratives applicables |
La facture initiale, son statut, le motif de refus et le document correctif doivent rester reliés. Cette traçabilité permet d’expliquer pourquoi la dette, la TVA ou le paiement ont été modifiés.
Comment organiser le circuit de validation ?
- 1Réceptionner
Centraliser les factures dans la plateforme et séparer clairement les copies reçues hors circuit.
- 2Rapprocher
Comparer fournisseur, commande, livraison, montants, TVA et doublons avant toute validation.
- 3Décider
Valider, mettre en attente ou refuser avec un motif, un responsable et une échéance.
- 4Comptabiliser
Affecter les comptes, contrôler la TVA puis préparer le paiement de la seule facture validée.
Dans une très petite structure, une personne peut réaliser plusieurs étapes, mais elle doit éviter de valider automatiquement une facture qu’elle n’a pas commandée ou reçue. Avec un cabinet comptable, définissez qui tranche le litige commercial : le cabinet peut relever l’anomalie, mais le responsable opérationnel reste souvent le seul à pouvoir confirmer la prestation.
Le guide général de la facturation électronique replace ce circuit dans le calendrier 2026-2027. Pour choisir l’outil de réception, consultez aussi le comparatif des plateformes agréées.
Le service achats reçoit d’abord un PDF de 1 200 € TTC par e-mail. Deux jours plus tard, la même facture apparaît dans la plateforme avec le même fournisseur, le même numéro et le même montant. La copie PDF n’est pas une seconde facture : elle est rattachée au dossier, puis écartée du flux de saisie. Seule la facture électronique est validée et génère la dette de 1 200 €. Le contrôle d’unicité évite ainsi de payer et de déduire la TVA deux fois.
Questions fréquentes
Une facture rejetée doit-elle être comptabilisée ?
Non. Le rejet indique que la plateforme n’a pas accepté la facture à l’issue de ses contrôles techniques ou fonctionnels. Attendez une nouvelle facture conforme et surveillez l’absence de doublon.
Puis-je refuser une facture parce que je ne souhaite plus acheter ?
Le statut ne règle pas à lui seul le contrat. Si la livraison ou la prestation est conforme à un engagement valable, un refus de facture ne supprime pas nécessairement la dette commerciale. Le litige doit être traité avec le fournisseur et, si besoin, juridiquement.
Une facture validée par la plateforme est-elle fiscalement correcte ?
Pas nécessairement. Les contrôles de format, de présence et de cohérence ne remplacent pas l’analyse du taux de TVA, de l’exigibilité, de la déductibilité ou de la nature comptable de l’achat.
Faut-il comptabiliser à la date de réception dans la plateforme ?
La date de mise à disposition constitue une information de suivi, mais l’écriture doit respecter la date et la période comptable de l’opération. Les règles de TVA conservent aussi leur propre fait générateur et leur exigibilité.
Peut-on corriger directement le montant reçu ?
Non. Le destinataire ne doit pas modifier la facture du fournisseur. Il demande une facture rectificative ou un avoir faisant référence au document initial.