Passer les premières écritures : Capital et frais

Si l'excitation du lancement est souvent palpable chez les dirigeants lors de la création d'une société, pour nous, comptables, c'est le moment de poser la première pierre de l'édifice financier : les écritures de constitution.

Ce sont les toutes premières lignes du journal, celles qui donnent vie à la société d'un point de vue comptable. Que vous soyez en train de réviser votre BTS Comptabilité Gestion ou déjà en poste, maîtriser ce processus est indispensable.

Voici comment enregistrer ces opérations sans erreur, du capital social aux premiers frais.

1. La promesse d'apport : L'engagement des associés

Tout commence par les statuts. C'est l'acte de naissance juridique qui définit qui apporte quoi. En comptabilité, nous devons traduire cet engagement. On distingue deux phases, mais pour la majorité des PME (SARL, SAS) que je croise, tout se fait souvent simultanément.

Le principe est de constater que les associés "doivent" de l'argent à la société.

L'écriture de promesse d'apport :

Note : Si le capital n'est pas entièrement appelé (libéré) dès le départ, on utilisera le compte 109 "Actionnaires : capital souscrit, non appelé". Mais restons simples pour ce cas pratique.

2. La réalisation de l'apport : L'arrivée des fonds

C'est le moment où l'argent arrive concrètement sur le compte bancaire professionnel (souvent sur un compte bloqué provisoire chez le notaire ou la banque).

Une fois l'attestation de dépôt des fonds reçue, nous pouvons passer l'écriture suivante :

À ce stade, le compte 4561 est soldé (sauf libération partielle). Les associés ont rempli leur part du contrat.

3. Le virement au capital social définitif

Une fois l'immatriculation effective (Kbis en main), le capital passe du statut "appelé non versé" au statut "souscrit, appelé, versé". C'est un jeu d'écritures pour classer correctement les capitaux propres au bilan.

C'est ce montant qui apparaîtra fièrement en haut de votre passif.

4. Les frais de constitution (Frais d'établissement)

Créer une société coûte de l'argent avant même de générer le premier euro de chiffre d'affaires : honoraires de rédaction des statuts, frais de greffe, annonce légale...

Ces frais sont souvent avancés par les associés ou payés directement dès que le compte est débloqué.

Vous avez deux options (sur décision de gestion, souvent validée avec votre comptable) :

Option A : En charges (Méthode préférentielle)

C'est la méthode la plus courante et la plus prudente. On déduit tout immédiatement.

• 6226 Honoraires (Avocats, experts-comptables)
• 6354 Droits d'enregistrement et de timbre (Frais de greffe)
• 6231 Annonces et insertions (Journal d'annonces légales)
• 44566 TVA déductible (si applicable)

Contrepartie au crédit : 401 Fournisseurs ou 455 Comptes courants d'associés (si avancé par un associé).

Option B : En immobilisation (Frais d'établissement)

Plus rare aujourd'hui, cela consiste à activer ces frais au compte 201 "Frais d'établissement". Cela permet de lisser la charge sur plusieurs années (amortissement sur 5 ans maximum), ce qui peut être utile pour ne pas "plomber" le résultat du premier exercice. Attention toutefois, cela bloque la distribution de dividendes tant que ces frais ne sont pas totalement amortis.

Le conseil du comptable

Ne négligez pas la récupération des factures de ces frais de départ ! Souvent, dans la précipitation du lancement, les dirigeants oublient de demander les factures libellées au nom de la nouvelle société (et non à leur nom propre). Sans une facture correcte au nom de la société "en cours de formation", la déduction de la TVA risque d'être rejetée en cas de contrôle.

C'est notre rôle de veiller au grain dès le jour 1.

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