Congés payés à la clôture : calcul, maladie et écritures comptables

À la clôture, les congés payés acquis et non pris doivent être valorisés salarié par salarié, puis comptabilisés en dette envers le personnel, avec les charges sociales et fiscales correspondantes. La méthode correcte ne consiste pas à multiplier mécaniquement un compteur de jours par un salaire journalier : il faut d’abord fiabiliser les droits, puis comparer la règle du dixième et le maintien de salaire, retenir le montant le plus favorable au salarié et ajouter les charges patronales réellement attachées à cette indemnité.

En pratique, l’écriture principale débite le compte 6412 « Congés payés » et crédite le compte 4282 « Dettes provisionnées pour congés à payer ». Les cotisations patronales sont enregistrées au débit des comptes 645 concernés par le crédit du 4382 « Charges sociales sur congés à payer ». Malgré l’expression courante « provision pour congés payés », il ne s’agit donc pas d’une provision pour risques en compte 15, mais d’une dette rattachée aux droits déjà acquis par les salariés.

Pourquoi constater une dette de congés payés ?

Le salarié acquiert progressivement un droit à congé en travaillant. Tant qu’il ne l’a pas utilisé, l’entreprise conserve une obligation : elle devra soit maintenir sa rémunération lorsqu’il prendra ses jours, soit lui verser une indemnité compensatrice si son contrat est rompu avant leur utilisation.

La charge économique naît donc au rythme de l’acquisition des droits, pas seulement au moment du départ en congé. Une entreprise qui ne comptabilise rien à la clôture surévalue son résultat et sous-évalue ses dettes sociales. Cette logique répond au principe d’indépendance des exercices et s’intègre aux autres écritures de régularisation de clôture.

Le Plan comptable général 2026 de l’Autorité des normes comptables indique qu’à la fin de l’exercice l’entité crédite une subdivision du compte 428 pour les dettes relatives aux congés à payer, en contrepartie d’une subdivision du compte 641 intitulée « Congés payés ». Son plan de comptes nomme précisément les comptes 6412, 4282 et 4382.

« Provision » ou « charge à payer » ?

Le vocabulaire peut prêter à confusion : les logiciels et les équipes parlent presque toujours de « provision CP », tandis que le PCG emploie l’intitulé « dettes provisionnées pour congés à payer ». Le fond du traitement est plus important que le mot utilisé.

Les droits sont déjà nés à la clôture et l’entreprise a une obligation envers des salariés identifiés. La dette doit donc figurer dans les comptes de personnel et d’organismes sociaux, et non dans un compte 15 réservé aux provisions pour risques et charges. Le BOFiP classe également les congés payés parmi les charges à payer lorsqu’elles peuvent être déterminées avec suffisamment de précision.

Première étape : fiabiliser le nombre de jours restant dus

La comptabilité reçoit souvent un export de paie déjà valorisé. Cela ne dispense pas de comprendre ce qu’il contient. Un état de clôture fiable doit, au minimum, présenter pour chaque salarié :

• les droits acquis sur la période en cours ;
• les droits antérieurs encore reportables ;
• les jours pris jusqu’à la date de clôture ;
• les congés saisis mais postérieurs à la clôture, qui restent dus à cette date ;
• les ajustements liés aux absences, aux entrées, aux sorties et au temps partiel ;
• l’unité utilisée, en jours ouvrables ou en jours ouvrés ;
• la date d’expiration éventuelle des droits et la justification de cette expiration.

Les jours posés après la clôture ne doivent pas être déduits du compteur au seul motif qu’ils sont déjà approuvés. Au jour de l’arrêté, ils n’ont pas encore été pris : la dette existe toujours. À l’inverse, un départ intervenu avant la clôture doit normalement avoir soldé les droits par l’indemnité compensatrice figurant sur le dernier bulletin ; il ne faut pas maintenir une seconde dette dans le 4282.

Le socle légal : 2,5 jours ouvrables par mois

L’article L. 3141-3 du Code du travail prévoit 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, dans la limite de 30 jours ouvrables. Une convention collective, un accord ou un usage peut accorder davantage. Une entreprise qui gère les congés en jours ouvrés doit conserver une règle de conversion cohérente : mélanger un compteur ouvré avec un tarif journalier construit sur des jours ouvrables produit un montant inexploitable.

Le contrôle ne consiste donc pas à imposer 30 jours à tous les salariés. Il faut suivre le référentiel du dossier de paie, les dispositions conventionnelles, le temps de présence et les absences assimilées à du travail effectif.

Arrêt maladie : ce qui change le compteur à la clôture

Depuis la loi du 22 avril 2024, l’arrêt maladie non professionnel ouvre lui aussi des droits à congé. Le Code du travail, dans ses articles L. 3141-5 et L. 3141-5-1, distingue désormais deux situations :

• l’accident du travail ou la maladie professionnelle est assimilé à du travail effectif et relève du rythme de droit commun ;
• l’accident ou la maladie sans caractère professionnel ouvre droit à 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence.

Pour la clôture, l’effet est direct : un export qui neutralise encore toute acquisition pendant une maladie non professionnelle minore le nombre de jours dus et donc le passif. À l’inverse, appliquer indistinctement 2,5 jours à toutes les absences maladie peut le surévaluer. Les paramétrages doivent être contrôlés séparément pour les deux natures d’arrêt.

La maladie survenue pendant les congés peut restituer des jours

Depuis un arrêt de la Cour de cassation du 10 septembre 2025, un salarié placé en arrêt maladie pendant ses congés payés peut obtenir le report des jours qui coïncident avec l’arrêt, à condition d’avoir notifié celui-ci à son employeur. La Cour de cassation présente cette règle dans son communiqué officiel, et Service-Public la reprend dans sa fiche pratique.

Ces jours peuvent avoir été initialement débités du compteur puis recrédités après traitement de l’arrêt. Le rapprochement de clôture doit donc rechercher les chevauchements non régularisés, notamment après les congés d’été. Le simple solde affiché au 31 août n’est pas toujours le solde juridiquement dû au 30 septembre ou au 31 décembre.

Les jours reportés pour maladie ne s’effacent pas automatiquement

Lorsqu’une maladie ou un accident empêche le salarié de prendre ses congés pendant la période prévue, l’article L. 3141-19-1 du Code du travail ouvre en principe une période de report de 15 mois. Le point de départ dépend de la situation, notamment de la reprise du travail et de l’information délivrée par l’employeur.

Après la reprise, l’article L. 3141-19-3 impose à l’employeur d’informer le salarié, dans le mois et par un moyen donnant date certaine, du nombre de jours disponibles et de la date limite pour les prendre. Un accord collectif peut prévoir une période de report plus longue.

En conséquence, la comptabilité ne doit pas annuler un ancien solde sur la seule base de son millésime. Avant toute sortie de l’état de provision, il faut obtenir la preuve de la règle appliquée, de la date de reprise, de l’information transmise et de l’expiration effective. Tant que le droit subsiste, sa valeur reste dans la dette de clôture.

Deuxième étape : valoriser l’indemnité de congés payés

Une fois le solde de jours fiabilisé, chaque droit restant doit être converti en euros. L’article L. 3141-24 du Code du travail impose une comparaison entre deux méthodes :

1. la règle du dixième, fondée sur un dixième de la rémunération brute de la période de référence, ajusté à la fraction de congé restant due ;
2. le maintien de salaire, correspondant à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé pendant la période de congé.

Le montant retenu ne peut pas être inférieur au maintien de salaire. En pratique, le logiciel de paie doit calculer les deux méthodes à partir des rubriques incluses ou exclues, de l’horaire de l’établissement et du calendrier réel du salarié. Le résultat le plus élevé est utilisé.

Ce que la maladie change dans la règle du dixième

Pour les périodes assimilées à du travail effectif, le Code du travail précise la rémunération à intégrer dans la base du dixième. Les périodes d’accident ou de maladie non professionnels visées au 7° de l’article L. 3141-5 sont considérées comme rémunérées sur la base de l’horaire de l’établissement, mais dans la limite de 80 % de la rémunération associée à ces périodes.

Il faut donc éviter deux raccourcis : exclure intégralement l’arrêt non professionnel de la base ou y intégrer systématiquement 100 % du salaire théorique. Le calcul légal à 80 % concerne cette composante de la méthode du dixième ; il ne remplace pas la comparaison finale avec le maintien de salaire et n’interdit pas l’application d’une règle conventionnelle plus favorable.

Pourquoi un taux journalier unique est souvent insuffisant

Une formule globale telle que « salaire mensuel ÷ 26 × jours restants » peut servir d’ordre de grandeur, mais elle ne prouve pas le montant de la dette. Elle ignore potentiellement :

• les éléments variables inclus dans la rémunération de référence ;
• les augmentations de salaire déjà décidées ;
• la différence entre jours ouvrés et ouvrables ;
• le planning d’un salarié à temps partiel ;
• les droits provenant d’une maladie ;
• la méthode du dixième lorsqu’elle est plus favorable ;
• les dispositions de la convention collective.

La méthode la plus sûre consiste à demander au moteur de paie une valorisation nominative « au départ en congé » à la date de clôture, avec le détail des deux calculs. Le comptable contrôle ensuite les hypothèses, les totaux et les variations inhabituelles plutôt que de reconstruire toute la paie dans un tableur parallèle.

Exemple chiffré pour un salarié

Au 30 septembre, une salariée dispose de 12 jours ouvrés non pris. Le logiciel de paie, correctement paramétré, fournit les résultats suivants :

Le maintien de salaire étant plus favorable, la dette brute individuelle est de 1 540 €. Il serait erroné de retenir 1 280 € au motif que la règle du dixième est la formule la plus connue.

Supposons ensuite, uniquement pour illustrer l’écriture, que l’analyse des rubriques de cette salariée conduise à :

• 40 % de cotisations patronales applicables à l’indemnité, soit 616 € ;
• 2,5 % de charges fiscales assises sur cette rémunération et dues par l’entreprise, soit 38,50 €.

Le coût total estimé au titre de ce solde s’élève à :

1 540 € + 616 € + 38,50 € = 2 194,50 €

Les taux de 40 % et 2,5 % sont des hypothèses d’exemple, pas des taux légaux universels. En dossier réel, il faut utiliser les cotisations et taxes effectivement applicables au salarié et à l’entreprise. Un taux moyen non documenté peut créer un écart important lorsque l’effectif réunit des cadres, des non-cadres, des rémunérations proches des plafonds ou des dispositifs d’allègement différents.

Troisième étape : calculer les charges sociales et fiscales

La dette ne se limite pas au brut des congés. L’entreprise supportera aussi les cotisations patronales et, le cas échéant, des contributions ou taxes assises sur les salaires. Le BOFiP relatif aux congés à payer cite notamment les cotisations patronales et les charges fiscales attachées à l’indemnité ; elles suivent le même régime fiscal que celle-ci.

Trois niveaux de précision sont possibles :

1. calcul individuel par le logiciel de paie, méthode à privilégier lorsque l’outil sait simuler l’indemnité et ses cotisations ;
2. taux par population homogène, par exemple un taux distinct pour plusieurs catégories de salariés, documenté à partir des paies récentes ;
3. taux moyen global, acceptable seulement si l’écart est non significatif et si le dossier explique sa construction et sa stabilité.

Le taux doit être appliqué à la base réellement soumise. Certaines contributions ne suivent pas mécaniquement toutes les composantes du brut, et les allègements peuvent varier avec la rémunération. Un pourcentage copié de l’exercice précédent sans rapprochement avec la paie en cours n’est pas une méthode de clôture suffisante.

Les écritures comptables à la clôture

Prenons une entreprise dont l’état de paie au 31 décembre fait ressortir :

• indemnités brutes de congés à payer : 18 600 € ;
• cotisations patronales correspondantes : 7 440 € ;
• charges fiscales sur salaires correspondantes : 560 €.

La dette brute est comptabilisée ainsi :

Les cotisations patronales sont constatées séparément :

Lorsque des charges fiscales assises sur ces rémunérations sont effectivement dues, le plan de comptes 2026 prévoit le 44811 « Charges fiscales sur congés à payer » :

Le passif total lié aux congés atteint ici 26 600 €. Les subdivisions exactes des comptes 645 et 63 doivent rester cohérentes avec le plan de comptes de l’entreprise et avec la ventilation de son OD de paie.

Extourne à l’ouverture ou ajustement du solde ?

Deux organisations peuvent produire un résultat correct si elles sont appliquées sans doublon :

• méthode avec extourne : la dette de clôture est contrepassée à l’ouverture, puis une nouvelle dette complète est enregistrée à la clôture suivante ;
• méthode par ajustement : le solde permanent est comparé au nouvel état et seule la variation est enregistrée, fréquemment dans les situations mensuelles.

Avec l’extourne, les écritures d’ouverture inversent les débits et crédits précédents : le 4282 est débité par le crédit du 6412, le 4382 par le crédit des comptes 645 et le 44811 par le crédit des comptes 63. Les indemnités réellement consommées passent ensuite dans la paie normale. À la clôture suivante, la dette est recalculée sur le nouveau stock de jours.

Le risque classique est de charger la totalité de la nouvelle estimation sans avoir extourné l’ancienne, ou d’extourner une dette puis de ne comptabiliser que la variation. Dans les deux cas, le résultat est faux. Le rapprochement doit reconstituer clairement :

dette d’ouverture + dotation nette de la période − droits consommés ou soldés = dette de clôture

Le guide sur la comptabilisation de la paie et des salaires complète ce contrôle pour les comptes 421, 431 et 437 issus du journal de paie courant.

Quel traitement fiscal ?

Dans le régime de droit commun, l’indemnité correspondant aux droits acquis et non utilisés à la clôture, ainsi que les charges sociales et fiscales afférentes, est déductible du résultat fiscal. Le BOFiP confirme que ce régime aligne la règle fiscale sur le principe comptable pour les entreprises relevant des BIC ou de l’impôt sur les sociétés dans les conditions de droit commun.

Une exception historique subsiste pour certaines entreprises créées avant le 1er janvier 1987 qui ont exercé à temps une option irrévocable : elles ne déduisent que les indemnités versées pendant l’exercice. Dans ce régime optionnel, la dette comptabilisée à la clôture doit faire l’objet d’un traitement extra-comptable, de même que les charges sociales et fiscales correspondantes.

Cette exception est rare mais elle ne doit pas être ignorée lors de la reprise d’un dossier ancien. Le bon réflexe consiste à vérifier la liasse fiscale antérieure et le dossier permanent. Une réintégration récurrente au titre des congés payés peut révéler l’option ; il ne faut ni la supprimer ni la reproduire sans en retrouver la justification.

Contrôles à conserver dans le dossier de clôture

Un dossier probant ne se résume pas à la balance du compte 4282. Il doit permettre à un réviseur de passer du grand livre au salarié, puis du salarié aux données de paie.

1. Rapprocher la comptabilité avec l’état nominatif

Le total brut de l’état doit correspondre au solde créditeur du 4282 après écriture. Faites le même contrôle entre les charges patronales et le 4382, puis entre les taxes retenues et le 44811. Tout écart doit être identifié : arrondi, écriture manuelle, salarié sorti, établissement manquant ou mauvais filtre de date.

2. Contrôler les variations d’un exercice à l’autre

Une hausse n’est pas anormale par principe, mais elle doit s’expliquer par l’effectif, les salaires, le calendrier des congés ou les règles de report. Calculez au minimum :

• la dette brute par salarié ;
• le nombre moyen de jours restants ;
• le coût total rapporté à la masse salariale ;
• le taux de charges patronales appliqué ;
• les dix plus fortes variations individuelles.

Après l’été, un solde qui ne diminue pas peut signaler des congés non décomptés, des arrêts maladie ayant restitué des jours ou un export arrêté à une mauvaise date. À l’inverse, une chute brutale peut provenir d’une purge injustifiée des reports.

3. Revoir les populations à risque

Une revue ciblée est utile pour :

• les salariés absents pour maladie professionnelle ou non professionnelle ;
• les personnes ayant été malades pendant une période de congés ;
• les salariés revenus récemment d’un long arrêt ;
• les départs intervenus autour de la clôture ;
• les contrats à temps partiel ou à planning irrégulier ;
• les salariés ayant plusieurs millésimes de droits ;
• les conventions collectives prévoyant des droits plus favorables.

4. Archiver les paramètres de calcul

Conservez l’export nominatif daté, la version du paramétrage de paie, l’unité de décompte, les rubriques incluses dans la base du dixième, le calcul du maintien, les taux de charges et la preuve des éventuelles expirations. Une capture d’écran isolée ou un montant recopié sans formule ne suffit pas à expliquer la dette plusieurs mois plus tard.

Les erreurs les plus fréquentes

Comptabiliser uniquement le brut

Oublier le 4382 et, lorsqu’il est pertinent, le 44811 sous-évalue le passif et les charges. Le taux doit être justifié, mais l’absence totale de charges patronales est rarement cohérente pour une entreprise qui verse elle-même les indemnités.

Utiliser le solde de jours sans contrôler la maladie

Depuis 2024, la maladie non professionnelle acquiert des droits. Depuis septembre 2025, des jours coïncidant avec un arrêt notifié pendant les congés peuvent être reportés. Un ancien paramétrage peut donc produire un compteur incomplet même si l’export s’équilibre techniquement.

Confondre jours ouvrés et jours ouvrables

Un compteur de 25 jours ouvrés n’est pas directement comparable à un plafond de 30 jours ouvrables. La valorisation doit suivre le mode de décompte du dossier et le calendrier du salarié. Toute conversion doit être appliquée de façon constante, sans changer d’un exercice à l’autre pour obtenir un résultat attendu.

Déduire les congés futurs déjà posés

Une demande approuvée pour janvier ne supprime pas la dette au 31 décembre. Les jours seront consommés en janvier. À la clôture, le salarié conserve son droit et l’entreprise son obligation.

Appliquer un taux patronal forfaitaire sans contrôle

Un taux unique peut convenir à une estimation intermédiaire, mais il doit être confronté au taux réel récent et aux populations du dossier. Pour une clôture annuelle, la matérialité de l’écart et la stabilité du calcul doivent être documentées.

Passer une provision en compte 15

Le PCG fournit des comptes dédiés de personnel et d’organismes sociaux. Utiliser un 15x masque la nature courante de la dette, complique le rapprochement avec la paie et mélange une obligation acquise avec un risque futur incertain.

Une procédure de clôture simple et reproductible

Pour sécuriser ce poste, organisez le travail dans cet ordre :

1. arrêter les mouvements de congés à la date exacte de clôture ;
2. obtenir l’état nominatif des droits acquis, pris, reportés et restant dus ;
3. traiter les arrêts maladie, chevauchements et retours récents ;
4. vérifier l’unité ouvrée ou ouvrable et les règles conventionnelles ;
5. calculer le dixième et le maintien de salaire pour chaque salarié ;
6. retenir la méthode la plus favorable et totaliser la dette brute ;
7. calculer les charges sociales et fiscales applicables ;
8. rapprocher l’état avec les comptes 4282, 4382 et 44811 ;
9. expliquer les variations significatives par rapport à l’arrêté précédent ;
10. vérifier le régime fiscal, surtout pour un dossier ancien soumis à l’option historique.

Cette procédure transforme un export de paie en véritable pièce de clôture. Elle permet aussi d’identifier les anomalies RH avant qu’elles ne deviennent des rappels de salaire, des écarts de paie ou des dettes oubliées. La provision de congés payés n’est pas une écriture automatique de plus : c’est le point de rencontre entre le droit du travail, la paie, la fiscalité et la fiabilité du bilan.